Valquiria Romero

O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO

O PAPEL DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO NAS ORGANIZAÇÕES

Com a globalização a sociedade está passando por um período de mudanças e transformações, sociais, políticas, econômicas e culturais. O aumento da competitividade tem exigido mudanças no papel dos profissionais nas organizações.

Hoje, o Profissional de Secretariado Executivo está presente na maioria das organizações, oferecendo suporte em todas as áreas da empresa, tornando-se peça indispensável no ambiente corporativo.

A importância do trabalho da secretária em qualquer ramo da atividade humana que necessite de uma profissional para assessorar. Caberá à secretária caracterizar a sua importância, pois ela constrói sua existência e seu futuro profissional vencendo obstáculos e executando as tarefas que lhe são delegadas de forma criativa, atualizada, organizada e, principalmente, com muita paciência (GARCIA, 2000, p.16).

O trabalho sempre ocupa lugar central na vida de diferentes comunidades, onde gradativamente foi sendo limitado pelas condições socialmente estabelecidas.

O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO NO MUNDO MODERNO

A globalização e os crescentes avanços tecnológicos acabaram mudando o perfil de secretários. Hoje, é totalmente polivalente, assessora, pró-ativa, flexível, responsável, com bom senso, iniciativa, competência, postura profissional, agente facilitador, com etiqueta pessoal profissional e tantos outros predicativos, fez com que a secretária formasse decisões, participando-as ao seu executivo. Com isso, não faltaram gestores com qualidades semelhantes, para enxergar tais mudanças de comportamento e engrenar a profissional secretária para outros desafios, como por exemplo: ser uma gerente de marketing, tendo uma equipe de trabalho: planejando, organizando e controlando tais colaboradores para o objetivo da empresa e seu pleno sucesso de gerir tal departamento com êxito, lealdade e transparência (qualidades básicas para qualquer gestor).

A importância do trabalho da secretária em qualquer ramo da atividade humana que necessite de uma profissional para assessorar. Caberá à secretária caracterizar a sua importância, pois ela constrói sua existência e seu futuro profissional vencendo obstáculos e executando as tarefas que lhe são delegadas de forma criativa, atualizada, organizada e, principalmente, com muita paciência (GARCIA, 2000, p.16).

O executivo do futuro é aquele que utiliza a secretária como participante na conquista dos objetivos da empresa, mantendo-a integrada à equipe de trabalho para obter os resultados esperados. Ele quer uma pessoa que esteja sempre atualizada e que possa executar várias tarefas ao mesmo tempo, alguém que colabore com sugestões e dê sequencia aos trabalhos. O executivo conta o potencial da assessora e cobra soluções daquilo que ela tem competência para resolver.

Assim, diante de um mercado competitivo, onde as informações e o conhecimento fazem parte do perfil de qualquer profissional, e é necessário ter estratégia para enfrentar desafios, surgem dúvidas com relação ao que fazer para se manter atualizado e acompanhar a velocidade das mudanças, assim espera-se desse profissional: espírito de equipe; visão estratégica e generalista; segurança profissional; organização e capacidade de planejamento; discrição e bom senso; atualização profissional constante.

A essência da profissão não se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de escritório, mas pede também o domínio de determinados conhecimentos e habilidades, particularmente os relativos a finanças, economia, marketing, administração, comércio exterior, contabilidade, tributação e relação humanas ao trabalho (MEDEIROS e HERNANDES, 2003, p. 21).

O profissional de secretariado cada vez mais se preocupa com as novidades, tendo contato com novas tecnologias, processos administrativos e até com técnicas para aperfeiçoar a qualidade de seu serviço. Mas não se deve apostar apenas nos aspectos técnicos. A falta de postura voltada para a busca de uma relação harmoniosa, por mais conhecimentos técnicos que uma secretária pode ter, apenas desperta a desconfiança das pessoas que a cercam. Secretárias motivadas, preocupadas com seu bem-estar e com a empresa terão muito mais reconhecimento pelo trabalho realizado.

O perfil atual do profissional em secretariado exige uma postura aberta às inovações, sempre com a preocupação de obter novos conhecimentos, enriquecendo suas habilidades e tendo em vista que o conhecimento é a palavra no mundo moderno. Por conta disso, este profissional vem ocupando cargos e galgando posições elevadas nas empresas em ritmo acelerado, despontando dentre as profissões que mais crescem no ranking mundial.

O perfil do novo secretário é: “Ter Preocupação com o Todo Empresarial; Ter Preocupação com A Produtividade; Ter Preocupação com o Lucro da Empresa; Ser Polivalente; Ser Negociador; Ser um Programador de Soluções; Ter Iniciativa; Ser Participativo; Estabelecer Limites; Conhecedor dos Problemas do seu País e do Mundo, Moldando as Expectativas das Empresas aos Objetivos a Serem Atingidos pelas Pessoas e por Toda a Organização; Prestar Assessoria de Forma Pró-Ativa; Conhecedor de Tecnologia; Um Profissional que se Preocupa com a Competitividade; Trabalhar com Estratégia Gerencial; Um Gestor Dentro do Molde Generalista – Conhecedor das Teorias das Organizações;Que sabe “Ler” Ambiente no Trabalho com a Finalidade de Entender as Mudanças e os Conflitos, Procurando Transformar o Ambiente e as Situações criadas por ele; Conhecedor de Técnicas Secretariais com Excelência (PORTELA E SCHUMACHER, 2006, p. 19 e 20).

O perfil do profissional vem evoluindo, envolvendo áreas como contabilidade, matemática financeira, mercado, psicologia e outras exigidas pelo constante desenvolvimento da informática e das telecomunicações. O profissional secretário do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim para a organização. É fundamental que este profissional esteja frequentemente se atualizando de modo a dominar os equipamentos tecnológicos de última geração relativos à sua área de atuação, é imprescindível que o profissional secretário conheça a empresa, seu organograma, seu produto, domine pelo menos dois idiomas, ficando em condições de inclusive, por delegação, tomar decisões, deixando o executivo com mais tempo para tratar de assuntos julgados de maior importância á empresa.

O profissional de Secretariado Executivo tende a assumir papéis polivalentes, o que exige boa cultura e conhecimentos gerais nas áreas de comunicação e liderança, adaptando-se com agilidade às mudanças organizacionais, estando inclusive capacitado a administrar relacionamentos e conflitos entre clientes internos ou externos e colegas como um todo. Hoje, a fim de atender as grandes organizações empresariais em secretariado multiprofissional atuante, busca alcançar os objetivos da empresa que agora possam a ser também os seus.

A mudança do perfil da secretária valorizou o trabalho de seleção dessa profissional. Tornou-se importante para as empresas contar com profissionais que não executem apenas suas tarefas, mas também atue no ambiente econômico e ativo da empresa, procuram-se secretárias interessadas em conhecer a empresa em que trabalham encaminhar soluções aos clientes e que não deixe os problemas chegarem ao executivo.

O Profissional de Secretariado, aliado à tecnologia, vem se atualizando dia-a-dia. Este tornou-se um assessor executivo que domina atividades secretariais, demonstra-se capaz de assumir responsabilidades sem supervisão e, além disso, tem iniciativas para tomada de decisões dentro do seu âmbito profissional, e até tomar atitudes que antes eram apenas de responsabilidade do executivo.

Secretária é uma profissional que assessora o executivo, transmite-lhe informações e executa as tarefas que lhes são confiadas. Ela transformou-se, no mundo moderno dos negócios e nessa era de globalização da economia, em assistente executiva que domina as habilidades requeridas num escritório, demonstra capacidade para assumir responsabilidade sem supervisão direta e tem iniciativa para tomar decisão segundo os objetivos assinalados pela autoridade (MEDEIROS e HERNANDES, 2003, p.17).

Hoje a profissão vai além de saber regras de etiquetas. Exige-se noções de administração, marketing, comércio exterior, contabilidade e finanças, entre outros. Além de hábil, eficiente e discreto, deve dominar com maestria todas as informações.

Valquiria Romero
  • Valquiria Romero Secretária
  • Cambeense, 43 anos, sou formada em secretariado executivo, com especialização em gestão de pessoas e 19 anos de experiência na área gráfica.

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